طراحی اتوماسیون مکاتبات اداری

مکاتبات در طی این سالها پیشرفت چشمگیری را داشته است ، دیگر کمتر از نامه نگاریهای کاغذی استفاده میکنیم و مکاتبات سنتی جای خودشان را به سرویس دهنده های میل (Main Servers) داده اند.

سیستم تحت وب مکاتبات اداری چیست ؟

اگر شما هم از سرویس های سنتی و یا حتی ایمیلی برای نامه نگاری های داخلی استفاده میکنید وقت آن است که به راهکارهای مدرنتر و هوشمندانه روی بیاورید ، سیستم ایمیل برای نامه نگاری های اداری نمیتواند جوابگوی برخی از نیازها باشد و حتی در پاره ای از اوقات خود ایجاد مشکل میکند

مشکلات نامه نگاری های ایمیلی درون سازمانی چیست ؟

یکی از برزگترین مشکلات ارسال نامه های اشتباهی به افراد اشتباهی می باشد !! حتما تا کنون خودتان با این مشکل غیر قابل برگشت مواجه بوده اید (به غیر برگشت بودن آن بیشتر توجه کنید) راهکار ما برای شما نامه های ارسالی اشتباه را برمیگرداند فرض کنید شما اطلاعات مهمی را به اشتباه به شخص دیگری ارسال میکنید (که امکان دارد حتی آینده شغلی را به خطر بندازد) سیستم ما به شما امکان برگشت دادن نامه را (به شرط خوانده نشدن توسط گیرنده البته !!) بر میگرداند.

از دیگر اشتباهات رایج ارسال نامه ها به روش ایمیلی ارسال آن به شخص همنام و یا دارای نام مشابه دیگری می باشد که حتی امکان دارد شما از این اشتباه خودتان هم تا مدت ها آگاه نشوید ، راهکارهای ما گیرنده را با تصویر پروفایلی خودش و نیز نام کامل هم به انگلیسی و هم به فارسی به شما نمایش میدهد که همین امر سبب کاهش چشمگیر این گونه خطاها ی انسانی میشود.

همچنین در نامه نگاری های اداری مشکل حاد بعدی ارسال نامه های بی ربط به شخص گیرنده می باشد ، فرض کنید نیروی فروش شما از امروز در بخش دیگری از سازمان مشغول به کار شده است ، می بایست زمانی را اختصاص دهید تا سایرین از تغییر آگاه شوند و به آن عادت کنند !!! راهکار های ما میتواند اجازه ی ارسال نامه های را به صورت درون گروهی محدود و کنترل کند. بدین ترتیب میتوانید از ارسال نامه های بی جهت بین بخش ها جلوگیری نمایید.

و اما یکی دیگر از مشکلات همیشگی سازمان ها از بین رفتن و Delete شدن نامه های می باشد ، حتما تا کنون برایتان پیش آمده است که دنبال نامه ای میگردید و پس از صرف ساعتها جستجو به این نتیجه میرسید که این نامه را پاک کرده اید !! دیگر راه برگشتی هم وجود ندارد ، اما راهکارهای ما همیشه از نامه های شما به روش های مختلفی محافظت میکند (حتی پس از پاک شدن آنها) .

قطعا نامه های درون سازمانی نبایست به بیرون سازمان منتشر شود ، اگر شما نیز از سیستم های ایمیلی برای نامه نگاری ها استفاده میکنید بسیار دشوار خواهد بود تا جلوی انتشار آنها را به بیرون از سازمان (مثلا به اکانت یاهو یک مشتری ) بگیرید ، راهکار های ما از ساختاری مشابه ایمیل استفاده میکنند اما در باطن یک پیغام ایمیلی نیستند آنها تنها یک سری اطلاعات درون سازمانی می باشند که برای راحتی کار به شکل و شمایل ایمیل به نمایش در می آیند ، پس در ذات سیستم ما امکان ارسال نامه به بیرون از سازمان وجود ندارد مگر در شرایطی که مشتری درخواست آن را به ما بدهد.