نگهداری و دسته بندی صحیح اسناد و مدارک یکی از مشکلات هر سازمانی محسوب میشود ، راهکارهای سنتی آن برای نگه داری اسناد کاغذی سالهاست که وجود دارد اما با الکترونیکی شدن اسناد جای خالی سیستم های مدیریت اسناد و مدارک دیجیتالی به خوبی در سازمان ها حس میشود.
اول از همه مدارک میبایست طبقه بندی شده و کد شده ذخیره شوند ، این کار از طریق تعریف بخش های مختلف و زیر بخش ها به خوبی بر روی سیستم قابل حل خواهد بود
بحث امنیت مدارک ، این مدارک نباید قابل دسترس برای تمامی افراد موجود در سازمان باشند ما از طریق تعریف سلسله مراتب شرکت به هر شخص یا گروهی میتوانیم دسترسی های مختلفی به ازای بخش های تعریف شده در بالا اعطا کنیم.
بسیاری از سازمانها نیاز به نگهداری نسخه های مختلف از یک مدرک را دارند ، با استفاده از راهکار های نگهداری اسناد دیجیتالی امکان نگه داری نسخه های مختلف همراه با اطلاعات جانبی (Meta Data) آنها (مانند تاریخ ، شخص ویرایش کننده ، شماره ویرایش و...) فراهم میباشد.
از همه مهم تر و هیجان انگیز تر جستجو در میان مدارک و فایلها می باشد ، مشکلی که هرگز اسناد سنتی و کاغذی قادر به انجام آن نیستند ، این بار بر روی سیستم ها میتوانیم با ایندکس کردن مدارک و همچنین تعریف کلمات کلیدی برای هر مدرک یا بخش به جستجوی خودمان سرعتی باور نکردنی بدهیم.
به علاوه قابلیت دسترسی به مدارک فارغ از زمان و مکان هم انگیزه ای قوی برای داشتن این نوع سیستم ها برای سازمان های میباشد
مشخص نمودن وظایف کاری ، پیگیری و مکاتبات مرتبط با هر شخص و یا گروه‌های کاری ، مشخص نمودن محدوده های زمانی و در نهایت گزارش های ارزیابی بر اساس کارهای انجام گرفته توسط پرسنل. توسط این نوع سیستم کارهای بزرگ را سر وقت انجام دهید
مطالب بیشتر
نامه نگاری و چرخه های کاری یکی از مهم‌ترین بخش‌های کاری هر سازمان محسوب میشود ، راهکار های نامه نگاری هوشمند که با توجه به نیاز سازمان به صورت اختصاصی نوشته شده باشد یکی از ارکان اصلی پیشرفت آن سازمان محسوب میشود
مطالب بیشتر
نگهداری و دسته بندی اسناد و مدارک دیجیتالی هر سازمان ، نگهداری نسخه های مختلف یک سند ، دسترسی و جستجوی آسان اسناد ، به اشتراک گذاری فایلها در سطح سازمان و ...
مطالب بیشتر
بسیاری از کسب و کارها نیاز به یک سیستم جامع و عمومی ثبت سفارش دارند تا پس از ثبت سفارش آنلاین توسط مشتریان اقدام به برآورد قیمت محصول ، تماس با مشتری ، ایجاد پیش فاکتور و … بنمایند.
مطالب بیشتر
خودکار سازی مراحل انجام کار ، مدیریت کارها ، داشبورد های مدیریتی ، نمودارهای پیشرفت کار ، مدیریت کارمندان ، ثبت درخواست ها ، محیط های چت درون سازمانی و موضوع محور ، اعلامیه های عمومی و گروهی و ...
مطالب بیشتردر حال ثبت، لطفا صبر کنید
نیاتک دپارتمان مجازی IT سازمان شما، سالها تجربه در کنار دانش فنی و تخصص پشتوانه ما در ارائه خدمات به شما مشتریان گرامی میباشد. هم اینک برای دریافت مشاوره با کارشناسان ما تماس بگیرید.
تمامی حقوق این سایت مربوط به شرکت نیک ارتباط تاک (نیاتک) می باشد.