سامانه مدیریت اسناد

Document Management System
سامانه مدیریت اسناد

نگهداری و دسته بندی صحیح اسناد و مدارک یکی از مشکلات هر سازمانی محسوب میشود ، راهکارهای سنتی آن برای نگه داری اسناد کاغذی سالهاست که وجود دارد اما با الکترونیکی شدن اسناد جای خالی سیستم های مدیریت اسناد و مدارک دیجیتالی به خوبی در سازمان ها حس میشود.

اما در کل این سیستم ها چه ویژگی های عمومی میبایست داشته باشند ؟

اول از همه مدارک میبایست طبقه بندی شده و کد شده ذخیره شوند ، این کار از طریق تعریف بخش های مختلف و زیر بخش ها به خوبی بر روی سیستم قابل حل خواهد بود

بحث امنیت مدارک ، این مدارک نباید قابل دسترس برای تمامی افراد موجود در سازمان باشند ما از طریق تعریف سلسله مراتب شرکت به هر شخص یا گروهی میتوانیم دسترسی های مختلفی به ازای بخش های تعریف شده در بالا اعطا کنیم.

بسیاری از سازمانها نیاز به نگهداری نسخه های مختلف از یک مدرک را دارند ، با استفاده از راهکار های نگهداری اسناد دیجیتالی امکان نگه داری نسخه های مختلف همراه با اطلاعات جانبی (Meta Data) آنها (مانند تاریخ ، شخص ویرایش کننده ، شماره ویرایش و...) فراهم میباشد.

از همه مهم تر و هیجان انگیز تر جستجو در میان مدارک و فایلها می باشد ، مشکلی که هرگز اسناد سنتی و کاغذی قادر به انجام آن نیستند ، این بار بر روی سیستم ها میتوانیم با ایندکس کردن مدارک و همچنین تعریف کلمات کلیدی برای هر مدرک یا بخش به جستجوی خودمان سرعتی باور نکردنی بدهیم.

به علاوه قابلیت دسترسی به مدارک فارغ از زمان و مکان هم انگیزه ای قوی برای داشتن این نوع سیستم ها برای سازمان های میباشد